U2 - Intercambio efectivo de información (con Ejemplo)

Vivimos en un mundo lleno de retos, donde comunicarse de forma efectiva no es la excepción. Es por eso que debemos estar preparados para transmitir las ideas correctas y generar el efecto deseado en nuestra audiencia. Para lograr lo anterior, haremos uso de una herramienta de gran importancia, llamada estrategia, la cual se trata del conjunto de conocimientos generadores de esquemas de acción que utilizaremos al enfrentarnos a ciertas situaciones, ya sean globales o específicas. Citando a Nisbet y Shucksmith: “Las habilidades y las estrategias deben aprenderse de manera que puedan ser transferidas y adaptadas a nuevos problemas o situaciones previamente no experimentadas.”, podemos comprender que las estrategias nos ayudarán a resolver problemas de diverso orden o cualidad, lo que implica adaptarlas al momento de hacer uso de ellas.

La comunicación estratégica se prepara y elabora antes del momento de la interacción para cumplir con la finalidad establecida. Su estructura está compuesta por tres partes principales que son la planeación, la organización y la interacción.

A continuación veremos cada fase con un pequeño ejemplo de una información que se piensa comunicar dentro de una empresa.

   

Información a comunicar

La empresa Ducky, pretende comunicar a sus empleados las coberturas del Seguro de Gastos Médicos Mayores.

Planeación

La planeación va a ser una etapa dedicada a prepararnos para enfrentar los procesos de comunicación con mayor seguridad y confianza. Este es el momento para detenernos a reflexionar sobre el fin o propósito específico del comunicado que vamos a dar, así como determinar con precisión el efecto que queremos generar en nuestra audiencia. Tendremos que idear cuidadosamente el tema, así como hacer un análisis de los receptores y la situación o contexto social en el que nos encontramos.

Siguiendo con nuestro ejemplo, el gerente de recursos humanos ha apartado un tiempo para planear la presentación que se dará a los empleados, considerando los siguientes puntos:

• Propósito del comunicado: Que todos los trabajadores tengan pleno conocimiento de las coberturas del Seguro de Gasto Médico Mayores, para que puedan hacer correcto uso de ellas, y aprovechar dicha prestación que la empresa les brinda.
• Tema: Coberturas del Seguro de Gastos Médicos Mayores
• Situación Actual: Tomando en cuenta la poca información que el equipo de trabajo tiene actualmente sobre este beneficio, se ha decidido cubrir en esta sesión únicamente los puntos relacionados a las coberturas principales.
• Análisis de los receptores: El cuerpo de trabajo está conformado en su mayoría por profesionales con un grado de estudios de al menos licenciatura, por lo cual se ha elegido un lenguaje profesional, con algunos tecnicismos que todos serán capaces de entender. De igual manera se ha decidido hacer una actividad inicial para romper el hielo y que la audiencia se sienta más relajada.

Organización

La organización debe desarrollarse en torno al mensaje que queremos transmitir. Ya seleccionado el tema, debemos delimitar claramente el alcance, y organizar todas nuestras ideas. Con esto estructuramos un mensaje coherente, que contenga las ideas que queremos compartir. En esta etapa dedicaremos tiempo a desarrollar la introducción y conclusión del mensaje, así como a la elaboración de los materiales audiovisuales que usaremos como apoyo.

Continuando con nuestro ejemplo, el equipo de recursos humanos trabaja en conjunto para desarrollar el contenido de la presentación, logrado:

• Delimitar el tema: Para no tratar demasiada información que pueda llevar a confusiones, el equipo ha decidido abordar únicamente lo referente a las coberturas principales de la póliza de seguro, así como los medios para comunicar alguna emergencia.
• Organizar las ideas: Gracias a una lluvia de ideas, el equipo ha logrado armar una lista con cada tema y subtema que será presentado, y han decidido el orden adecuado para presentar cada punto.
• Estructurar el mensaje: Tomando en cuenta el propósito de la reunión, se han seleccionado los elementos relevantes a presentar. De esta forma se asegura que el mensaje principal se mantenga, apoyado por otros elementos que agreguen mayor claridad.
• General materiales de apoyo: Considerando que el público tiene poco conocimiento sobre el Seguro de Gastos Médicos Mayores con el que cuentan, se ha optado por crear una presentación con ejemplos que muestran escenarios comunes donde se puede hacer uso del seguro, especificando sumas aseguradas, cuotas con participación del asegurado, y el total de ahorro al usar el seguro.
• Elaborar introducciones y conclusiones: El jefe del departamento, ha definido la actividad de integración para romper el hielo, así como el discurso introductorio. De igual manera ha creado una conclusión que consta de un resumen con los puntos más importantes que fueron tratados durante la sesión y los datos de contacto de las personas clave en este proceso.

Interacción

Éste es el momento de la ejecución, es decir el proceso de comunicación que se vive en el momento de la presentación del mensaje. Cobra importancia la toma de acciones necesarias de acuerdo a la forma de la presentación (interpersonal, pública, privada, masiva). Las acciones están encaminadas a un estilo de interactuar o de presentar el mensaje. Se dá la aplicación en conjunto de conocimientos, técnicas, habilidad, actitudes y valores del presentador.

Retomando el ejemplo que estamos usando, al momento de hacer la presentación sobre las coberturas del Seguro de Gastos Médicos Mayores, el gerente de recursos humanos hará uso de las técnicas necesarias para transmitir el mensaje de forma correcta y obtener el efecto esperado en su audiencia. Entre las actividades que utilizó en la interacción están:

• Uso de una actividad inicial para romper el hielo, y motivar a la audiencia a la participación.
• Presenta los temas de forma amena, y activa para mantener al público atento. Manteniendo contacto visual con la audiencia y haciendo uso de su lenguaje no verbal para que su comunicación tenga mejor resultado.
• Solicita participación de algunos trabajadores para que le ayuden a leer partes del mensaje que está presentando.
• Interactúa constantemente con la audiencia, haciendo pequeñas preguntas para confirmar que han entendido el mensaje. Esto sirve como retroalimentación, ya que puede identificar si algún punto no ha quedado claro y reforzarlo antes de que sea demasiado tarde.
• Sesión de preguntas y respuestas al final de la sesión y antes de dar la conclusión.

Conclusión

Para lograr una comunicación estratégica, es necesario estudiar con detenimiento y a conciencia los procesos intelectuales y de acción que realizamos en el proceso comunicativo. Si queremos dar un mensaje claro, debemos detenernos a preparar lo que queremos comunicar, considerando las tres etapas vistas: planeación, organización e interacción.

Los buenos comunicadores aprenden conocimientos y técnicas de comunicación, a la vez que desarrollan sus habilidades para saber interactuar de manera efectiva en las diferentes situaciones que enfrentan día con día. La técnicas de negociación aportan una gran ventaja, no solo para persuadir a la audiencia, sino para estudiarla y descubrir si han comprendido el mensaje, y cuál es su postura emocional ante lo comunicado.

   

Referencias Bibliográficas

• Comunicación oral y escrita (pp. 87 -98)

Fonseca, M. S., et al. (2011)

Pearson Education. México

• Fundamentos de negociación (pp. 147 - 162)

Lewicki, R. J., et al. (2012)

McGraw-Hill. México