Actividad 1 - Evitar proyectos fuera de tiempo. Scrum + PM

Problemática

Uno de los problemas de la ingeniería de software es la tendencia estadística del proyecto a alargarse en el tiempo más de lo planeado y a excederse del presupuesto. Sugiera una solución a la problemática, considere el elemento humano, el equipo físico, el presupuesto y el tiempo. Finalmente, concluye argumentando el impacto de la propuesta como recurso a la solución de la problemática previamente mencionada.

Introducción

Cualquier proyecto tiene la tendencia a prolongarse más allá de las fechas esperadas, no solo los proyectos de software, sino también proyectos arquitectónicos, de investigación, etcétera. Los motivos principales que puedo identificar están relacionados con la falta de objetivos claros, producida por requerimientos ambiguos o cambiantes, así como la carencia de conocimiento acerca de la tecnología a emplear para el desarrollo del proyecto, la inexperiencia del equipo en el área de dominio, o incluso el hecho de no contar con el equipo y/o infraestructura para la correcta implementación del proyecto. Todos los puntos expuestos anteriormente deben ser tratados con especial cuidado en el proceso de planeación y control de proyectos.

Project Management no es algo nuevo, y existe toda un metodología mundialmente conocida y respetada para tener un control sobre los proyectos. Si bien todos los proyectos son diferentes y existen muchas variables que pueden impactar de maneras no previstas, la metodología del Project Management Institute cubre ampliamente todos los aspectos posibles y enfatiza en las técnicas que todo Manager debe considerar para mantener su proyecto en tiempo y forma. Tener un claro conocimiento en dichas técnicas expuestas en el PMBOK, nos ayudará a asegurar el éxito en nuestros proyectos.

Propuesta

Mi área de trabajo es el desarrollo de software a la medida, para clientes específicos. La tecnología cambia constantemente, así como la forma en que los usuarios interactúan con las computadoras, es por eso que en nuestra empresa trabajamos con metodologías de desarrollo ágil que nos permiten iniciar el desarrollo de requerimientos base e ir aumentando el valor del producto con iteraciones que incrementan las funcionalidades del sistema. Al final de cada iteración (de 2 a 3 semanas) se entrega un producto funcional que puede ser utilizado inmediatamente por nuestro cliente. De esta manera es fácil para nosotros aceptar cambios en la aplicación en cualquier momento, así como recibir retroalimentación de los usuarios y realizar las modificaciones necesarias.

Es por los puntos anteriores que mi propuesta para solucionar la problemática planteada es la siguiente: Adoptar una metodología de desarrollo ágil que permita entregar versiones funcionales que irán aumentando su valor después de cada iteración, y fortalecer el control del proyecto por medio de los principios y técnicas establecidas por el Project Management Institute en el PMBOK (Project Management Book of Knowledge).

Marco de Referencia

A continuación se expresa de forma rápida en qué consiste la metodología de desarrollo ágil Scrum, y los puntos más relevantes del PMBOK.

Scrum es uno de varas técnicas que existen para administrar el desarrollo de productos en una organización, bajo el esquema de desarrollo ágil. Los enfoques ágiles están diseñados para soportar métodos iterativos, flexibles y sostenibles. Scrum motiva a los equipos a trabajar de forma enfocada por un periodo limitado de tiempo y en un, claramente definido, conjunto de funcionalidades, con el entendido de que el siguiente conjunto de funcionalidades que pueden ser requeridas podría ser impredecible debido a cambios en el mercado, a la retroalimentación de los clientes o usuarios, o cualquier otro factor. Scrum permite al equipo desarrollar y mejorar sus habilidades para estimar cuánto esfuerzo tomará completar una nueva funcionalidad, basados en experiencias anteriores. Es por eso que con cada iteración el equipo se vuelve más eficiente y productivo.

Considero que Scrum es una gran solución a la problemática planteada, ya que en cada iteración (2 semanas normalmente) el equipo genera un producto funcional que puede ser evaluado por el cliente. De acuerdo a la retroalimentación, el siguiente conjunto de funcionalidades a desarrollar se puede priorizar, remover o incluso incluir nuevos requerimientos. La fecha de finalización del proyecto es relativa, y esta será dictada por el cliente, ya que al entregar un producto funcional en cada iteración, el cliente puede decir si dedicará más presupuesto para nuevas funcionalidades, o si el producto ha llegado al punto deseado. En cuanto al factor humano, con cada iteración el equipo se vuelve más eficiente, su velocidad mejor, adaptan sus procesos al identificar áreas de mejora, se ven motivados al estar generando un producto funcional con cada iteración, y en general el equipo se vuelve más maduro.

Existen en Scrum algo llamado rituales y ceremonias, que serán todos los eventos o reuniones que el equipo usará para mantener un control del progreso de las actividades, así como las planeaciones, demostraciones y retroalimentaciones. También es importante conocer que en Scrum se identifican solo 3 roles:

• Scrum Master: Es el pegamento que une al equipo. Es responsable de mantener a la gente clara en sus roles, dirigir los rituales y ceremonias, así como enseñar al equipo a ayudarse a solucionar problemas y superar obstáculos o impedimentos. Sus responsabilidades están enfocadas en el desarrollo del equipo.
• Product Owner: Es la voz del cliente y representa sus necesidades, objetivos y expectativas. Se mantiene al tanto de la perspectiva general del proyecto y monitorea el estado del producto así como las fechas para cada ciclo de entrega, el mismo tiempo que decide las funcionalidades con mayor prioridad que deben ser trabajadas en la siguiente iteración. Los Product Owner son responsables del ROI (Return of Investment, o retorno de inversión), es decir que se encargan de asegurar que el producto está generando el valor esperado por el cliente en cuanto a la inversión total que se está haciendo.
• Team Member: Todos los elementos humanos que se encargan del desarrollo del proyecto, ya sean diseñadores, programadores, ingenieros de calidad, etc.

En resumen, Scrum facilitará la integración del equipo y el desarrollo de funcionalidades que cumplen de mejor manera las expectativas del cliente. Sin embargo, Scrum no resuelve problemas que deben ser manejados a nivel de Management, y es por eso que debe integrarse a un Manager esté encargado de monitorear al equipo Scrum y aplique los elementos del PMBOK que sean pertinentes, tales como:

• Project Scope Management: Incorpora los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar exitosamente el proyecto.

"If you don't know where you are going. How can you expect to get there?" ~ Basil S. Walsh

• Project Time Management: Incluye los procesos requeridos para asegurar completar el proyecto en el tiempo especificado. Actividades como la definición de actividades, la secuencia de dichas actividades, estimar las cantidades de personal, equipamiento, etcétera.

"Time is the most valuable thing a man can spend." ~ Theophrastus

• Project Cost Management: Se refiere a los procesos involucrados en planear, estimar, presupuestar, financiar, administrar y controlar los costos, para que el proyecto pueda completarse con el presupuesto aprobado.

• Project Quality Management: Proceso para determinar políticas de calidad, objetivos, y responsabilidades para que el proyecto pueda satisfacer las necesidades para las cuales fue concebido.

• Project Human Resource Management: Organizar, manejar y liderar el equipo del proyecto. Este equipo está compuesto por gente con roles y responsabilidades asignadas para completar el proyecto. Los miembros deben tener ciertos conjuntos de habilidades y conocimientos (skill sets), y pueden ser de tiempo completo o temporal, y también pueden ser requeridos durante todo el proyecto o solo en etapas específicas.

"Get the right people. Then no matter what all else you might do wrong after that, the people will save you. That’s what management is all about." ~ Tom DeMarco

• Project Communications Management: Los gerentes de proyectos pasan la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y con otras partes interesadas (ya sean internas o externas a la organización). La comunicación efectiva crea un puente entre diversas partes interesadas quienes podrían tener diferencias culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses.

"To effectively communicate, we must realize that we are all different in the way we perceive the world and use this understanding as a guide to our communication with others." ~ Tony Robbins

• Project Risk Management: Implica los procesos de identificación de riesgos, análisis, planeación de respuesta a los riesgos, así como control y monitoreo de los mismos. El objetivo de la administración de riesgos es incrementa la posibilidad e impacto de eventos positivos, y reducir la posibilidad e impacto de los eventos negativos.

"There are no failures - just experiences and your reactions to them." ~ Tom Krause

• Project Procurement Management: Procesos necesarios para la compra o adquisición de productos, servicios, o resultados que se necesitan de elementos externos al proyecto.

• Project Stakeholder Management: Identificar a las personas, grupos u organizaciones que puedan impactar o ser impactados por el proyecto. Analizar las expectativas de las partes interesadas y su influencia en el proyecto, y desarrollar estrategias apropiadas para asegurar su correcta participación y cooperación en la ejecución y decisiones del proyecto.

Combinar un modelo de desarrollo ágil que se encarge de generar un producto con valor para el cliente, al mismo tiempo que es monitoreado en su totalidad por un Project Manager, es la mejor forma que puedo identificar para asegurar una exitosa ejecución de un proyecto, que cumpla con los requerimientos, en tiempo y forma.

Referencias Bibliográficas

• Scrum: Novice to Ninja

By: M. David Green

Publisher: SitePoint

Pub. Date: January 26, 2016

Print ISBN-13: 978-0-9943469-1-9

Pages in Print Edition: 300

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fifth Edition

By: Project Management Institute

Publisher: Project Management Institute

Pub. Date: January 01, 2013

Print ISBN-13: 978-1-935589-67-9

Print ISBN-10: 1-935589-67-9

Pages in Print Edition: 589