Unidad 1. Planeación de un proyecto de software

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumpliran o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Que sea temporal no necesariamente significa de corta duración. En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos.

Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado único. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repetición no altera la unicidad fundamental del trabajo del proyecto. Por ejemplo, los edificios de oficinas son construidos con materiales idénticos o similares, o por el mismo equipo, pero cada ubicación es única: con un diseño diferente, en circunstancias diferentes, por contratistas diferentes, etcétera. Un esfuerzo de trabajo permanente es por lo general un proceso repetitivo, puesto que sigue los procedimientos existentes de una organización. En contraposición, debido a la naturaleza única de los proyectos, puede existir incertidumbre respecto de los productos, servicios o resultados que el proyecto genera.

Las tareas del proyecto pueden ser nuevas para el equipo de trabajo, lo que hace necesario planificar con mayor dedicación que si se tratara de un trabajo de rutina. Además, los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización. Un proyecto puede involucrar a una sola persona, una sola unidad o múltiples unidades dentro de la organización.

Un proyecto puede generar:

• Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo.
• La capacidad de realizar un servicio
• Un resultado tal como un producto o un documento

Que es la dirección de proyectos?

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos:

• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Seguimiento y Control
• Cierre

Dirigir un proyecto por lo general implica:

• Identificar requisitos
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segun se planifica y efectúa el proyecto
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:
• El alcance
• La calidad
• El cronograma
• El presupuesto
• Los recursos
• El riesgo

Características del ciclo de vida del proyecto

Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de las siguientes estructuras del ciclo de vida.

• Inicio
• Organizacion y preparacion
• Ejecución del trabajo
• Cierre

A menudo se hace referencia a esta estructura genérica del ciclo de vida durante las comunicaciones con la alta dirección u otras entidades menos familiarizadas con los detalles del proyecto. Esta perspectiva general puede proporcionar un marco de referencia común para comparar proyectos, incluso si son de naturaleza diferente. La estructura genérica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes características:

• Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.
• La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto.
• La capacidad de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo, es más alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusión.

Dentro del contexto de la estructura genérica del ciclo de vida, un director del proyecto puede determinar la necesidad de un control más efectivo sobre ciertos entregables. En particular, los proyectos grandes y complejos pueden requerir este nivel adicional de control. En tales casos, el trabajo desarrollado para cumplir con los objetivos del proyecto puede verse beneficiado por la división formal en fases.

Ponderación de tamaño y complejidad

Es el proceso de gestión para la creación de un Sistema o Software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación. Estimar es echar un vistazo al futuro y aceptar resignados cierto grado de incertidumbre. Aunque la estimación es más un arte que una ciencia, es una actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen tecnicas utiles para la estimación de costes de tiempo. La estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto y sirve como guia para una buena Ingeniería de Sistemas y Software.

Al estimar tomamos en cuenta no solo el procedimiento tecnico a utilizar en el proyecto, sino también los recursos, costos y planificación. El tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión de las estimaciones. A medida que  el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software. La disponibilidad de información histórica es otro elemento que determina el riesgo de la estimación. Los proyectos se definen como una serie de tareas relacionadas dirigidas hacia un resultado importante.

La programación del proyecto implica determinar la secuencia de todas las actividades del proyecto y asignar tiempos. En esta etapa los administradores deciden cuánto tiempo llevará realizar cada actividad y calculan cuántas personas y materiales serán necesarios para cada etapa de la producción. También elaboran gráficas para programar por separado las necesidades del personal por tipo de habilidad, e incluso se pueden desarrollar gráficas para la programación de materiales.

El proceso de planificación se inicia con una valoración de las restricciones que afectan al proyecto (fecha de entrega requerida, personal disponible, tiempo, complejidad, tamaño del mismo, presupuesto global, etc.). Esta se lleva a cabo en conjunto con una estimación de los parámetros del proyecto, como su estructura, tamaño y distribución de funciones. Entonces se definen los hitos de progreso y productos a entregar. En ese momento, el proceso entra en un ciclo. Se prepara un calendario para el proyecto y las actividades definidas en el calendario se inician o se continúan.

Plan de riesgos

El riesgo es un evento incierto, que de ocurrir afectaría positiva o negativamente al menos a uno de los aspectos clave del proyecto (coste, tiempo, alcance y calidad). La planificación de la gestión de riesgos es el proceso de decidir cómo abordar y llevar a cabo las actividades de gestión de riesgos de un proyecto. El plan de riesgos contiene:

• Metodologías y herramientas para hacer la gestión de riesgos
• Roles y responsabilidades. Líder, apoyo y miembros del equipo para cada actividad de gestión de riesgos.
• Preparación del presupuesto. Asigna recursos y estima costes para las actividades de gestión de riesgos.
• Periodicidad. Cada cuanto y con qué frecuencia se hacen las actividades.
• Categorías de riesgos. Contribuye a la efectividad y calidad de la identificación de riesgos.
• Definiciones de probabilidad e impacto. Requerido para dar calidad y credibilidad al proceso de análisis cualitativo de riesgos.
• Matriz de probabilidad e impacto. Los riesgos se priorizan según sus posibles implicaciones para lograr los objetivos del proyecto.
• Formatos de informe. Contenido y formato de los registros de riesgos.
• Seguimiento. Documenta cómo serán registradas todas las facetas de las actividades de riesgos.

La Gestión de los Riesgos del proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos.

Procesos de Gestión de Riesgos:

• Planificar la Gestión de Riesgos: Es el proceso por el cual se define como realizar las actividades de gestión de los riesgos para un proyecto.
• Identificar los Riesgos: Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características.
• Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos: Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.
• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos: Consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.
• Planificar la respuesta a los riesgos: Se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
• Monitorear y controlar los riesgos: Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra riesgos a través del proyecto.

Presupuesto

Por lo general, incluso para obtener las estimaciones de costos iniciales, es necesario especificar la información de costos y asignar recursos a las tareas del proyecto. Existen dos formas distintas de realizar el seguimientos de costos:

• Hacer que se calcule automáticamente los costos. Para ello, es necesario utilizar costos de recursos basados en tasas o costos por utilización, asignar recursos a las tareas y realizar el seguimiento del progreso de estas tareas.
• Utilizar costos fijos. Para ello es preciso especificar los costos fijos de cada tarea.

Contratos

La primera etapa de un proyecto de software implica redactar una propuesta para realizar ese proyecto. La propuesta describe los objetivos del proyecto y cómo se llevaría a cabo. Por lo general,  incluye estimaciones de coste y tiempo y justifica por qué el contrato del proyecto se le debe dar a una organización o a un equipo en particular. La redacción de la propuesta es una tarea crítica, ya que la existencia de muchas organizaciones de software depende de las propuestas aceptadas y los contratos asignados. No existen guías para esta tarea; la redacción de propuestas es una habilidad que se adquiere con la práctica y la experiencia.

La planificación de proyectos se refiere a la identificación de actividades, hitos y entregas de un proyecto. Por lo tanto, se debe bosquejar un plan para guiar el desarrollo hacia las metas del proyecto. La estimación del coste es una actividad relacionada con la estimación de los recursos requeridos para llevar a cabo el plan del proyecto.

La supervisión de proyecto es una actividad continua. El gestor debe tener conocimiento del progreso del proyecto y comparar el progreso con los costes actuales y los planificados. Aunque muchas organizaciones tienen mecanismos formales para supervisar, un gestor hábil podría formarse una imagen clara de lo que pasa llevando a cabo una entrevista informal con el personal del proyecto.