Elementos fundamentales de la administración de los proyectos



The key to successful software project management and skydiving is preparation.
  • Teresa Luckey


Definiendo a los proyectos
Un proyecto, técnicamente, es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio único. En otras palabras, la creación de una nueva aplicación es única, mientras que el las actividades diarias de  mantenimiento y soporte de una aplicación existente no son tan unicas. Los proyectos pueden tener muchos atributos, tales como:
  • Cambian o mejoran los entornos en las organizaciones.
  • Los proyectos logran que las cosas se hagan.
  • Son únicos de otros esfuerzos.
  • Tienen una fecha definida de inicio y fin.
  • Requieren tiempo y recursos.
  • Aprovechan las oportunidades.
  • Algunas veces son retadores.
Definiendo Software Project Management
Software Project Management es un tipo de administración de proyectos que se enfoca específicamente en la creación o actualización de software. La administración de proyectos efectiva se centra en lograr que el trabajo se haga en tiempo y dentro del presupuesto, mientras se logra cubrir las expectativas del cliente.
La administración de proyectos involucra coordinar gente, proveedores y recursos. Requiere excelentes habilidades de comunicación, una fuerte voluntad para proteger el alcance del proyecto, y habilidades de liderazgo para asegurar la calidad a lo largo de todo el proyecto.
Las 10 áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos
De acuerdo con el Project Management Institute (PMI), la administración de proyectos se centra en nueve áreas de conocimiento:
  1. Administración del Alcance: Controlar la planeación, ejecución y contenido del proyecto es esencial. Es necesario prestar atención especial tanto al proyecto como al alcance del producto, de modo que el el software resultante sea lo  que se pretendia realizar desde el principio.
  2. Administración del Tiempo: Es crucial mantener en control todo lo que afecta la agenda de entregas del proyecto.
  3. Administración del Costo: Los proyectos cuestan dinero, y esta área de conocimiento se centra en la estimación de costos, presupuestos, y control.
  4. Administración de la Calidad: Ningún proyecto es bueno si los entregables no funcionan. La calidad no sucede por accidente, de modo que en esta área de conocimiento se trabaja para asegurar que el producto que se está desarrollado es un producto de calidad que cumple con las expectativas del cliente.
  5. Administración de los Recursos Humanos: El trabajo no se hace solo, y por eso existe esta área de conocimiento que se centra en la contratación y asignación de personal competente y con las habilidades necesarias, así como el seguimiento y monitoreo a dicho personal.
  6. Administración de la Comunicación: Se dice que lo administradores de proyectos pasan 90% de su tiempo comunicando. Esta área se enfoca en determinar qué información necesita cada interesado del proyecto, cuando la necesita y como.
  7. Administración de Riesgos: El foco de esta área de conocimiento está en cómo anticipar riesgos, manejarlos cuando surgen, y tomar ventaja de las oportunidades que pueden beneficiar al proyecto.
  8. Administración de Adquisiciones: Muchas veces durante el curso del proyecto, será necesario trabajar con proveedores para adquirir bienes o servicios. Es esta área a la cual concierne el proceso de crear contratos con los proveedores y adquirir los bienes y servicios necesarios.
  9. Administración  de la Integración: Lo que sucede en un área de conocimiento afecta a las demás. El propósito de esta área es asegurar la coordinación de todas las otras.
  10. Administración de los interesados: Desarrolla los procesos que hacen posible la identificación de las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. Se busca conocer y evaluar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto.
Limitaciones del Proyecto
Una limitación es cualquier cosa que restringe las opciones del Administrador del Proyecto. Las limitaciones pueden incluir:
  • Limitaciones de los recursos, tales como que un miembro del equipo sea asignado a muchos proyectos al mismo tiempo.
  • Fechas de entrega apretadas.
  • Limitantes de presupuesto.
  • Regulaciones gubernamentales.
  • Limitaciones de Software.
  • Limitaciones del alcance, como que sea requerido utilizar una interfaz en particular.
  • Requerimientos de Hardware.
También existen las llamadas “Tres Limitantes Universales” de los proyectos que siempre vamos a encontrar:
  • Tiempo: Las limitantes de tiempo puede abarcar desde una agenda razonable hasta un periodo imposiblemente corto.
  • Costo: Estas limitaciones resultan ser las usuales restricciones presupuestarias que todos imaginamos.
  • Alcance: En ocasiones el alcance del proyecto puede ser muy simple de identificar, pero en la mayoría de las ocasiones resulta ser complicado porque el cliente no está seguro de lo que quiere.
Estas tres limitaciones conforma lo que conocemos como el “Iron Triangle” de la Administración de Proyectos. Cada lado del triángulo representa ona de las tres limitaciones. Para que un proyecto sea exitoso, cada lado debe permanecer en balance con los otros dos. Para alcanzar calidad en los entregables del proyecto, así como en la administración del proyecto, el “Iron Triangle” debe permanecer en balance.
Iniciar y Finalizar Proyectos de Software
Todos los proyectos pasan a través de cinco grupos de procesos definidos por el PMI. Un grupo de procesos es un mini ciclo de vida que mueve el proyecto un paso más cerca de su terminación. Los grupos de procesos son cíclicos porque no suceden solo una vez, sino que se repiten a lo largo del proyecto tantas veces como sea necesario.
  • Iniciación:  El proyecto está en el proceso de ser seleccionado, patrocinado, recibir fondos y comenzar.
  • Planeación: Planear es un proceso iterativo. Planear básicamente determina cómo se logrará el trabajo del proyecto.
  • Ejecución: Después de contar con un plan, es turno del equipo del proyecto para realizar el trabajo.
  • Control: El equipo del proyecto realiza el trabajo, mientras el administrador monitorea y controla.
  • Cierre: Después de que el trabajo del proyecto ha sido completado, es momento de que el administrador ate los cabos sueltos y cierre el proyecto.
Conclusion
Como podemos ver la Administración de Proyectos cuenta con ciertos elementos clave. Me causa mayor interés las 10 áreas de conocimiento definidas por el Project Management Institute (PMI), asi como el “Iron Triangle” que muestra la relación armónica entre Tiempo - Costo - Alcance.
Desde un proyecto de construcción de obras públicas, hasta un proyecto de software, todas las actividades necesarias para la gestión de proyectos se encuadra dentro de una de las 10 áreas de conocimiento y los 49 procesos definidos por el PMI. Es importante recordar que no todos los proyectos necesitan implementar cada uno de los 49 procesos. El PMBOK representa una guía de buenas prácticas, y será parte del trabajo del Administrador de Proyectos el identificar los procesos relevantes para el proyecto específico que está manejando. Por lo anterior será de vital importancia contar con un gran dominio teórico sobre los lineamientos proporcionados por el PMI, de modo que sea fácil para el administrador determinar los procesos a implementar.
La actual guía del PMBOK contiene casi 50 procesos divididos en 10 áreas de conocimiento, siendo ejecutados algunos de ellos de forma puntual, otros de forma periódica y en algunos casos de forma continua. Esta complejidad añadida ha propiciado que la sexta edición del PMBOK incorpore una categorización de los procesos en algunas de las siguientes tres descripciones, facilitando la comprensión y utilización de los mismos:
  • Procesos usados sólo una vez o en puntos predefinidos en el proyecto.
  • Procesos realizados periódicamente según sea necesario.
  • Procesos realizados continuamente a lo largo del proyecto.
La experiencia del Administrador de Proyectos será también de gran ayuda ya que, si bien cada proyecto es único, muchos de ellos compartirán ciertas características y similitudes que pueden ser aprovechadas para las nuevas asignaciones. Es por eso que las experiencias obtenidas al concluir un proyecto servirán en gran manera para futuros proyectos y deberían ser propiamente documentadas y almacenadas en un lugar de fácil acceso para futuras referencias.
En resumen, el PMBOK nos brinda las mejores prácticas aplicables a cualquier proyecto, y los proyectos de software no son la excepción, así que seguiré tomando consejo de esta fuente de conocimiento.


Referencia Bibliografica

 

  • Software Project Management For Dummies

Teresa Luckey & Joseph Phillips

October 2006

 

  • PMBOK se renueva para 2017: Te contamos tres de sus novedades

Isabel Muñoz, Directora del Master Project Management de IMF Business School.

  • Las diez áreas de conocimiento según el PMI

Conexion esan

https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2016/08/las-diez-areas-de-conocimiento-segun-el-pmi/

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