Selección y evaluación del personal para un proyecto

De acuerdo al PMBOK, la Gestión de los Recursos Humanos del proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto, el cual está conformado por aquellas personas a las cuales serán asignados roles y responsabilidades. Lo anterior nos indica que ya existe una serie de procesos claramente identificados y definidos para lidiar con esta actividad, los cuales son:
  • Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación. Como resultado se crea el plan para la dirección de personal.
  • Adquirir el Equipo del Proyecto: Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
  • Desarrollar el Equipo del Proyecto: Consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general para lograr un mejor desempeño del proyecto.
  • Dirigir el Equipo del Proyecto: El objetivo de este proceso es dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.


Con base a lo anterior podemos aprender las fases que hay que seguir en nuestro proceso de seleccion y evaluacion del personal para nuestro proyecto especifico.
Primero que nada debemos estar conscientes de que un proyecto no es solo esta conformado de actividades, sino también del personal que va a ejecutar dichas tareas. Como Administrador del proyecto, vamos a necesitar el apoyo del equipo de trabajo para planear, estimar, ejecutar y completar el proyecto. Al mismo tiempo, el equipo va  necesitar de nuestro apoyo para poder completar su trabajo, aclarar dudas, liderar el proyecto hasta su finalización, y para actuar como intermediario con los clientes y demás partes interesadas.

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
Tal como dice el libro Software Project Management for Dummies, El primer paso para encontrar todos los recursos que necesitas para tu proyecto es determinar qué recursos son necesitados en tu proyecto.
Aunque la frase anterior suene un poco tonta, es bastante cierta. Para poder desarrollar un Plan de Recursos Humanos será necesario identificar cuáles serán los roles requeridos para el proyecto, así como el tipo de habilidades y conocimientos que debe tener cada miembro del equipo. Medir la cantidad de esfuerzo requerido también será necesario para determinar la cantidad de personas requeridas para cada rol.
Para poder predecir los recursos que se necesitan, será necesario saber exactamente lo que implica todo el alcance del proyecto. Es en este momento donde haremos uso de la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) para evaluar cada una de las actividades que deben realizarse y los entregables que se deben generar para completar el proyecto. El EDT será nuestra línea de partida para determinar los roles necesarios en el equipo para completar cada una de las tareas. También podremos determinar la cantidad de trabajo que habrá a través del tiempo, y de esta forma podremos identificar, por ejemplo, cuándo será necesario contar con 10 programadores, y cuando 3 serán suficientes.
Los recursos no son solo personas, sino también los materiales, instalaciones y el equipamiento que se necesita comprar, rentar o crear. Es por esto que en la nueva versión del PMBOK para este año (2017) se ha realizado un cambio significativo en cuanto al nombre de una de sus 10 áreas de conocimiento. La nueva edición incorpora todos los recursos necesarios para la gestión de proyecto, más allá de los recursos humanos, por lo que la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto pasa a denominarse Gestión de los Recursos del Proyecto.
Una de las mejores herramientas que podemos usar, de acuerdo a Teresa Luckey y Joseph Phillips, es una matriz de Roles y Responsabilidades. El propósito de esta matriz es identificar a todos los individuos, grupos, y departamentos que son afectados por el proyecto, y mostrar que componentes del proyecto requieren que estas entidades interactúan. En esta herramienta no estaremos identificando individuos, sino roles y departamentos.
Adquirir el Equipo del Proyecto
Después de tener una idea clara de los requerimientos del proyecto, y de cada una de las tareas y entregables a realizar para completarlo, será más fácil saber qué tipo de recursos necesitas. De acuerdo al PMBOK, el equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección de los miembros del equipo, debido a una variedad de motivos tales como contratos colectivos de trabajo, al uso de personal subcontratado, a un ambiente de proyecto de tipo matricial, a las relaciones de comunicación interna o externa.
Se recomienda tener en cuenta los siguientes factores durante el proceso de Adquisición del Equipo del Proyecto:
  • El director del proyecto debe negociar con eficacia e influir sobre las personas que se encuentran en posición de suministrar los recursos humanos requeridos para el proyecto. Es importante dar el seguimiento correcto al proceso de reclutamiento para asegurar que los recursos necesarios son contratados en tiempo y forma.
  • No adquirir los recursos humanos necesarios, ni los adecuados, para el proyecto puede impactar en los cronogramas, presupuestos, cálida, riesgos y satisfacción del cliente. Este tipo de situaciones disminuye la probabilidad de éxito, y en última instancia, puede provocar la cancelación del proyecto.
  • Si los recursos humanos no están disponibles, puede ser necesario que el director del proyecto asigne recursos alternativos siempre y cuando no se infrinjan criterios legales, normativos, obligatorios o de otro tipo.
Como el Administrador del proyecto, lo que quieres es conseguir a la gente correcta, quienes puede hacer el trabajo de la mejor manera. Pero la administración de proyectos nos solo se trata de hacer el trabajo, sino que también incluye liderazgo. Alinear, dirigir y motivar al equipo a actuar independientemente por el bien mayor del proyecto.
Es de gran importancia conocer a nuestro equipo, y mantener una comunicación abierta para poder entender sus planes, gustos y motivaciones. Eso nos ayudará a hacer una mejor asignación de tareas de acuerdo a las habilidades, disposición y disponibilidad de los recursos.
Cuando estamos conversando con prospectos para el proyecto, nuestro objetivo es descubrir la forma en la que ellos nos pueden ayudar a completar nuestro proyecto y cómo podemos nosotros ayudarlos a cumplir sus objetivos, de modo que se pueda crear una situación de ganar - ganar.
El método de entrevista STAR es un enfoque que podemos usar para ayudar al prospecto a identificar experiencias valiosas para el proyecto. STAR proviene de de Situación, Tarea, Acción, Resultado. La idea es que hagamos preguntas que requieran que el prospecto nos platique sobre una situación o tarea específica que haya enfrentado o realizado y cuáles fueron las acciones que tomó para resolver el problema. La creencia detrás de esta técnica es que el comportamiento pasado de una persona es un indicador de cu comportamiento futuro.
Desarrollar y dirigir el Equipo del Proyecto
Después de formar el equipo, nuestra tarea con el personal no ha concluido. Ahora nos toca estar en constante comunicación con cada miembro para dar seguimiento a su desempeño y proporcionar retroalimentación oportuna en cuanto a las áreas de oportunidad, así como reconocimiento a sus logros. Esta actividad se lleva a cabo a nivel personal con cada individuo, pero también se hace a nivel equipo como un ejercicio de mejora continua.
Recordemos que nuestro trabajo como Administrador del equipo tenemos dos personalidades: un líder y un administrador.
  • El líder en nosotros debe motivar, alinear y dirigir al equipo del proyecto. Queremos ayudar a los miembros del equipo a alcanzar sus metas y aspirar a nuevos retos.
  • El administrador en nosotros, sin embargo, se enfoca en una sola cosa: lograr que el proyecto se realice de forma exitosa.


Referencia Bibliografica

  • Guia del PMBOK, Cuarta Edición

PMI
2008

  • Software Project Management For Dummies

Teresa Luckey & Joseph Phillips

October 2006

 

  • PMBOK se renueva para 2017: Te contamos tres de sus novedades

Isabel Muñoz, Directora del Master Project Management de IMF Business School.


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