Unidad 2. Planeación de equipo de trabajo

Gestión de los Recursos Humanos

La gestión de los recursos humanos incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto.

Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo, la participación de todos en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa. La intervención y la participación tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante el proceso de planificación y fortalecen su compromiso con el proyecto.

Procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto:

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal.
• Adquirir el Equipo del Proyecto: Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
• Desarrollar el Equipo del Proyecto: Consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente en general para lograr un mejor desempeño del proyecto.
• Dirigir el Equipo del Proyecto: Consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de liderazgo y dirección del proyecto, tales como iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. Este grupo puede denominarse también equipo central, equipo ejecutivo o equipo líder. Para proyectos más pequeños, las responsabilidades de la dirección de proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas únicamente por el director del proyecto.

El patrocinador del proyecto trabaja con el equipo de dirección del proyecto, colaborando generalmente en asuntos tales como el financiamiento del proyecto, aclarando cuestiones referidas al alcance, monitoreando el avance y ejerciendo influencias sobre otros interesados para beneficio del proyecto.

Dirigir y liderar el equipo del proyecto también incluye, entre otros aspectos:

• Influenciar el equipo del proyecto. Estar atento a los factores de recursos humanos que podrían tener un impacto en el proyecto e influenciarlos cuando sea posible. Esto incluye el ambiente de equipo, la ubicación geográfica de los miembros del equipo, la comunicación entre los interesados, las políticas internas y externas, los asuntos de índole cultural, la singularidad de la organización y otros factores humanos que podrían alterar el desempeño del proyecto.
• Comportamiento profesional y ético. El equipo de dirección del proyecto debe estar atento a que todos los miembros del equipo adopten un comportamiento ético, suscribirse a ello y asegurarse de que así sea.

Los procesos de dirección de proyectos se presentan normalmente como procesos diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan de formas que no pueden detallarse totalmente en la Guía del PMBOK. Entre los ejemplos de interacciones que requieren una planificación adicional, se incluyen las siguientes situaciones:

• Luego de que los miembros del equipo inicial crean una estructura de desglose del trabajo (EDT), puede ser necesaria la incorporación al equipo de miembros adicionales.
• A medida que se incorporan miembros adicionales, su nivel de experiencia o su falta de experiencia puede aumentar o disminuir el riesgo del proyecto, creando así la necesidad de actualizaciones adicionales a la planificación de riesgos.
• Cuando las duraciones de las actividades son estimadas, presupuestadas, definidas en términos de alcance o planificadas antes de que se conozcan todos los miembros del equipo del proyecto y sus  niveles de competencia, dichas duraciones pueden estar sujetas a cambios.

Organigramas y descripciones de cargos

Existen formatos diversos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo. La mayoría de los formatos se encuadra en alguno de los tres tipos siguientes: jerárquico, matriarcal y de tipo texto. Por otra parte, algunas asignaciones del proyecto se enumeran en planes subsidiarios para dirección del proyecto, tales como los planes de riesgo, de calida o de comunicación. Independientemente del método utilizado, el objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequívoco y que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades.

Diagramas Jerarquicos

La estructura tradicional de organigrama puede utilizarse par representar los cargos y relaciones en un formato gráfico descendente. Las estructuras de desglose del trabajo (EDT) diseñadas para mostrar cómo los entregables del proyecto se descompone en paquetes de trabajo, ofrecen un modo de mostrar áreas de responsabilidad de alto nivel. Mientras que la EDT muestra un desglose de los entregables del proyecto, la estructura de desglose de la organización (EDO) está estructurada según los departamentos, unidades o equipos existentes de una organización, con las actividades del proyecto o los paquetes de trabajo enumerados para cada departamento.

Un departamento operativo, como el de tecnologías de la información o el de compras, puede ver todas sus responsabilidades dentro del proyecto consultando la parte que le corresponde en la estructura de desglose de la organización.

La estructura de desglose de recursos es otro diagrama de tipo jerárquico utilizado para descomponer el proyecto según los tipos de recursos. La estructura de desglose de recursos es útil para realizar el seguimiento de los costos del proyecto y puede alinearse con el sistema contable de la organización. Puede contener categorías de recursos que no sean los recursos humanos.

Diagramas matriciales

Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades o los paquetes de trabajo y los miembros del equipo del proyecto. En proyectos mayores, las matrices de asignación de responsabilidades pueden desarrollarse en diferentes niveles.

Por ejemplo, una RAM de alto nivel puede definir qué grupo o unidades del equipo del proyecto es responsable de cada componente de la EDT, mientras que las RAM de menor nivel se utilizan dentro del grupo para designar roles, responsabilidades y niveles de autoridad para actividades específicas. El formato matricial muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas las persona asociadas con una actividad.

Esto también asegura que haya una sola persona encargada de rendir cuentas por una tarea determinada a fin de evitar confusiones. Un ejemplo de RAM es un diagrama RACI, que en inglés significa Responsible, Accountable, Consulted, Informed.

Formatos tipos texto

Las responsabilidades de los miembros del equipo que requieran descripciones detalladas pueden especificarse mediante formatos de tipo textual. Generalmente en forma de resumen, los documentos suministran informacion sobre aspectos tales como responsabilidades, autoridad, competencias y calificaciones.

Los documentos se conocen por nombres diversos, entre ellos descripciones de cargos y formularios de rol-responsabilidad-autorida. Estos documentos se puede usar como plantillas para proyectos futuros, en particular cuando la informacion se actualiza durante todo el proyecto mediante la aplicacion de las lecciones aprendidas.

Otras secciones del plan para la direccion del proyecto. Algunas responsabilidaeds relacionadas con la direccion del proyecto se enumeran y explican en  otras secciones del plan para la direccion del proyecto. Por ejemplo, el registro de riesgos enumera a los propietarios de los riesgos, el plan de comunicaion enumera a los miembros del equipo responsables de las actividades de comunicaicon y el plan de calidad designa a las personas responsables de llevar a cabo el aseguramiento de calidad y las actividades de control de calidad.

Creación de relaciones de trabajo

La creacion de relaciones de trabajo es la interaccion formal e informal con otras personas dentro de una organizacion, industria o ambiente profesional.

Constituye una manera constructiva de comprende los factores politicos e interpersonales que tendran un impacto sobre la eficacia de diversas opciones de direccion de personal. Las actividaeds de creacion de relaciones de trabajo entre los recursos humanos incluyen la correspondencia proactiva, los almuerzos de negocios, las conversaciones informales como los encuentros y los eventos, las conferencias especializadas y los simposios.

La creacion de relaciones de trabajo puede ser una tecnica util al inicio de un proyecto. También puede resultar una manera eficaz de mejorar el desarrollo profesional de la direccion del proyecto durante el mismo y luego de su finalización.

Teoría de la Organización

La teoria de la organización suministra informacion relativa a la manera en que se comportan las personas, los equipos y las unidades de la organización. El uso eficaz de esta informacion puede disminuir la cantidad de tiempo, el costo y el esfuerzo necesarios para crear las salidas de la planificación de los recursos humanos, así como mejorar la probabilidad de que la planificación resulte eficaz.

Es importante considerar que las respuestas individuales, el desempeño individual y las características de las relaciones personales varían en función de las diferentes estructuras organizacionales.

Outsourcing

En un mundo globalizado como en el que nos encontramos actualmente, son necesarios los cmbios, y uno de estos y de mucha importancia es el Outsourcing, que es el proceso economico en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir cierta tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato.

Esto se debe a la gran cantidad de cambios que se estan viviendo debido a la globalizacion, de optimizar los recursos y disminuir los costos, el termino outsourcing es definido de varias maneras que ofrecen una solucion optima a los problemas con los que se nfrentan las empresas. Es ofrecido por diferentes organizaciones y para diversas areas las cuales no deben ser criticas para el funcionamiento de la empresa.

El outsourcing debe utilizarse como medio para la reduccion de costos asi como para otras funciones que benefician a la empresa a enfocarse en asuntos relacionados con el crecimiento y la eficiencia de la misma.

Previamente a la determincacion de los contratos debemos visualizar el proyecto que estamos desarrollando ya que este determina las cosas que debemos hacer y como debemos contratar, segun la etapa del proyecto y por eso es necesario distinguir en un proyecto en que etapa de su desarrollo estamos actuando ya que segun ella, las definiciones o contrataciones que se realicen deberan ser especificadas y contratadas con diferentes alcances, que hara que se tenga  por lo mismo diferentes tipos de contratos dependiendo en gran parte de la etapa del proyecto que estamos desarrollando.

Eseuqemas de compensacion

El sistema ctual se compone de un sueldo base y un pago variable. El sueldo base se determina de acuerdo al metod otradicional, tanto de mantener los sueldos sobre el promedio del mercado en general, esto con la ayuda de las encuestas de sueldos y salarios de distintas organizaciones.

Para lograr la implantacion, seguimiento y mejora continua del mismo, debera de existir una persona responsable del proyecto. Se conto con la colaboracion y ayuda de cada uno de los gerentes de area para la elaboracion del presente esquema de compensacion, en el cual son ellos quiens determinan las principales actividades y prioridaeds de cada uno de los departamentos.