Unidad 3 - Planeación de recursos materiales

3.1 Cotización de intangibles
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye  los proceso involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Procesos  de la Gestión de Costos:
  • Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
  • Determinar el Presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
  • Controlar los Costos: Monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas.
Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas que no se detallan aquí,
En algunos proyectos, especialmente en aquellos de alcance más pequeño, la estimación de costos y la preparación del presupuesto de costos están tan estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una sola persona en un periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como procesos distintos, porque las herramienta y técnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.
La capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las primeras etapas del proyecto, lo que hace que la definición temprana del alcance del proyecto sea crítica.
El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de la Gestión del Costo del Proyecto está precedido por un esfuerzo de planificación del equipo de dirección. Este esfuerzo de planificación es parte del proceso de Desarrollar el Plan para Dirección del Proyecto, lo cual produce un plan de gestión de costos que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto. Los procesos de la Gestión del Costo del Proyecto, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se seleccionan generalmente durante la definición del ciclo de vida del proyecto y se documentan en el plan de gestión de costos.
Por ejemplo, el plan de gestión de costos puede establecer lo siguiente:
  • Nivel de exactitud: Las estimaciones del costo de las actividades se ajustaran a un redondeo de datos según una precisión establecida, dependiendo del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad para contingencias.
  • Unidades de medida: Todas las unidades que se utilizan en las mediciones se definen para cada uno de los recursos.
  • Enlaces con los procedimientos de la organización: La estructura de desglose de trabajo establece el marco para el plan de gestión de costos, permitiendo la consistencia con los estimados de costos, los presupuestos y el control de costos.
  • Umbrales de control: Para monitorear el desempeño de los costos, pueden definirse umbrales de variación que establecen una cantidad acordada de variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a la línea base del plan.
  • Reglas para la medición del desempeño: Se establecen reglas para medir el desempeño gracias a la gestión del valor ganado (EVM).
  • Formatos de los informes: Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.
  • Descripciones de los procesos: Se documentan las descripciones de cada uno de los tres procesos de Gestión de los Costos de Proyecto.
Toda esta informacion se incluye en el Plan de Gestión de Costos, que es un componente del Plan para la Dirección del Proyecto, ya sea como texto dentro del cuerpo del plan o como anexos. Dependiendo de la necesidad del proyecto, el plan puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.


3.2 Amortización de tangibles
La Gestión de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la obtención de los cotos. Los diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.
Por ejemplo, el costo de adquisición de un artículo puede medirse cuando se toma la decisión o se hace el compromiso de adquirirlo, cuando se realiza su pedido o se hace su entrega, o cuando se  incurre en el costo real o e’ste se registra a los fines de la contabilidad del proyecto.
La Gestión de los Costos del Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Esta gestión también debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto. Por ejemplo, limitar el número de revisiones de un diseño puede reducir el costo del proyecto, pero puede resultar en un incremento de los costos operativos del cliente.
En muchas organizaciones, la predicción y análisis del desempeño financiero probable del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del proyecto. En otras, como un proyecto de obras de infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede llevar a cabo este trabajo.
Cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión, como el retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el análisis de la recuperación de la inversión. El esfuerzo de planificación de la gestión del costo tiene lugar en las etapas iniciales de la planificación del proyecto.
Estimar los costos: Herramientas y Técnicas
  1. Juicio de Expertos: Numerosas variables, tales como las tarifas de trabajo, los costos de los materiales, la inflación, los factores de riesgo, entre otras influyen en la estimación de costos. Guiado por la información histórica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la información procedentes de proyectos similares anteriores. El juicio de expertos también puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
  2. Estimación Análoga: Utiliza los valores de parámetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo parámetro o medida para un proyecto actual. Es un método de estimación del valor bruto, que a veces se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto. La estimación de costos por analogía se emplea frecuentemente para estimar un parámetro cuando existe una cantidad limitada de información detallada sobre el proyecto, como es el caso, por ejemplo, en sus fases iniciales. Utiliza la información histórica y el juicio de expertos. Por lo general esta estimación es menos costosa y requiere menos tiempo que otras, pero también es menos exacta. Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, y puede utilizarse en conjunto con otros métodos de estimación. La estimación análoga es más confiable cuando el proyecto anterior es similar, no sólo en apariencia sino en los hechos, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar los estimados poseen la experiencia necesaria.
  3. Estimación Paramétrica: La estimación paramétrica utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad, tales como costo, presupuesto, y duración, Con esta técnica pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo de la sofisticaion dy de los datos que utilice el modelo. La estimación paramétrica de costos puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, en conjunto con otros métodos de estimación.
  4. Estimación Ascendente: Método para estimar los componentes del trabajo. El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle. El costo detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento. En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo individual influyen en el costo y la exactitud de la estimación ascendente de costos.
  5. Estimación por Tres Valores: La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad única puede mejorarse tomando en consideración la incertidumbre y el riesgo. Este concepto se originó con la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT). El PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de una activida:
    1. Más probable (CM). El costo de la actividad se basa en una evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y cualquier gasto previsto.
    2. Optimista (CO). El costo de la actividad se basa en el análisis del mejor escenario posible para esa actividad.
    3. Pésima (CP). El costo de la actividad se basa en el análisis del peor escenario posible para esa actividad.
El análisis según el método PERT calcula un costo Esperado (CE) de la actividad utilizando un promedio ponderado de estas tres estimaciones. Las estimaciones de costos basadas en esta ecuación pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las estimaciones de costos.
  1. Análisis de Reserva: Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias para tener en cuenta la incertidumbre del costo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos. A medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debe identificarse claramente esta contingencia en la documentación del cronograma. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento.
  2. Costo de la Calidad: Los supuestos relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la estimación de costos de las actividades.
  3. Software de estimación de costos para la dirección de proyectos: Las aplicaciones de software de estimación de costos, las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadística son cada vez más utilizadas para asistir en el proceso de estimación de costos. Estas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las tecnicas de estimacion de costos y, de esta manera, facilitar la consideración rápida de las alternativas para la estimación de costos.
  4. Análisis de Propuestas para Licitaciones: Los métodos de estimación de costos pueden incluir el análisis de cuánto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados. En los casos en los que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimación de costos para examinar el precio de los entregables individuales y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto.

3.3. Consideraciones en precio de mercado


Para establecer precios acorde al proyecto que se va a realizar, se debe cotizar lo que nos indica el mercado conforme a los materiales a utilizar. Es importante evaluar de manera económica lo que se va a requerir para desarrollar el proyecto y así ofrecer un producto de calidad, con bajos precios pero con calidad en los materiales.

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